あらゆる事務局運営に、業界最速クラスのスピード対応。
ご担当者の負担軽減を追求。
TKP事務局代行サービス
イベント規模を問わず
一括/部分
柔軟な代行体制
企画・運営・マーケ
専門業務
幅広くサポート
ご担当者の作業負担
大幅軽減
効率化への自信

イベント事務局代行とは？

事務局作業のアウトソーシング

イベントやセミナーの企画・管理・問合せ対応・メール配信や資料作成・ データ入力業務など、ご担当者の負担軽減を可能にする外部委託サービスです。

詳細事例を見る

代行するメリット

① 多種多様なイベントを、成功に導きます。
② 集客性や顧客満足から得られる、高い販促効果。
③ 事務作業負担を解消するための、迅速なサポート。
④ 専門スタッフによる、高度なサポート。

事務局代行は課題を解消します

  • 課題

    様々な種類のイベントを全国で開催したい
    ･ 全国の最適な会場の手配
    ･ 社内研修、オンライン説明会

  • 課題

    経営目標を達成するイベントにしたい
    ･ 成果を意識した企画立案
    ･ 顧客満足の獲得

  • 課題

    事務作業にかかる負担を軽減したい
    ･ バックオフィス作業の外注
    ･ データ業務、入金管理の代行

  • 課題

    専門的な業務についてサポートを受けたい
    ･ 会場管理、進行、電話対応
    ･ 販促物やWEBの作成

代行業務紹介

事務局代行
一括代行はもちろん、部分代行も承りますのでご相談ください。

イベント運営支援
各タスクの進行状況や集客状況については、イベント管理ツール「トータルイベントプランナー」からいつでもご確認いただけます。
企画・運営
プロデュース
バックオフィス
イベント進行管理
当日進行
講演者・招待者アテンド
参加者受付
会場管理
マーケティング
デジタルマーケティング
テレマーケティング
スタッフ派遣
受付・誘導スタッフ
司会・進行スタッフ
会場手配
イベントスペースの手配
ウェビナー配信環境の手配

01. 企画・運営

プロデュース
企画立案
必要な企画をご提案
会場の選定
予算書の作成
進行シナリオ作成
事務局運営
講演者への各種事務連絡
運営マニュアル作成
会場設営
メール配信、問合せ対応
報告書の作成
バックオフィス
データ業務
リスト作成
データ入力
音声データお渡し
翻訳
アンケート配布、改修、集計、処理
書類作成・印刷
書類やDMの制作、印刷、発送
請求書の発行、発送
名簿・座席表等資料作成、印刷、発送
入金管理
入金照合

02. マーケティング

デジタルマーケティング
WEBプロモーション
WEB集客・広告管理
イベント告知・集客サイトの制作
ウェビナー
イベントのオンライン配信
映像制作
テレマーケティング
コールセンター
コールセンター運営、構築支援
人材派遣
電話受付・電話勧誘スタッフ手配
インバウンド/アウトバウンド
電話での受付・勧誘業務
メール・フォーム・チャット対応

イベント開催の流れ

  • Step 1

    会場手配

    全国に展開している2,000室以上のTKP会場から最適な会場をご提案させていただきます。

  • Step 2

    集客

    貴社セミナー専用サイトの開設やDMの作成により、スムーズに集客と管理が可能です。

  • Step 3

    お問い合わせ対応

    参加者からのお問い合せに対応致します。貴社専用の事務局としてオペレーターを配置します。

  • Step 4

    入金照合

    参加者からの参加費用の入金確認、照合を行います。

  • Step 5

    資料印刷等

    当日に使用する資料の印刷や封入、参加者の名札準備などを行います。

  • Step 6

    前日準備

    会場のレイアウトから機材の設置、音響等の準備の他、参加者へのお土産の手配も行います。

  • Step 7

    開催当日

    開催当日はお客様の受付から誘導、運営統括や司会進行まで、全てTKPがフォロー致します。

  • Step 8

    開催後

    参加者に対してお礼状の送付やフォローメール、アンケートのデータ化を行います。

TKPの強み

  • TKPへのアウトソーシングで、労働負担を大幅軽減

    イベント開催に伴う会場手配からイベント運営までTKPが一括サポート、部分サポート致します。 集客に伴うサイトやチラシの制作などバックオフィス業務も含め、担当者の負担を軽減することができます。各タスクの進行状況や集客状況については、イベント管理ツール「トータルイベントプランナー」からいつでもご確認いただけます。

  • TKPコールセンターを活用した、お客様対応

    イベントに関するお問い合わせも、TKPのコールセンターを利用し、 お客様の業務を軽減致します。常につながる電話環境を提供し、お客様の満足度の向上に努めます。

  • TKP直営会場なら、全国2,000室以上

    全国に直営会場を運営しています。 社外向けの大規模イベントから社内向けのイベントまで、 大小様々な会場を保有するTKPがお客様に最適な会場をご提案致します。

利用事例

  • 全国講習会の開催 [一括代行]

    課題

    法改正により急遽全国で講習会を行わなければならいが、 開催までの進め方や運営のノウハウがないのでわからない。

    解決方法

    先方には講師のみを手配していただき、その他のすべての業務をTKPが代行。 講習会専用ページや予約受付システムの開設、受講料の入金管理、受講票の発行、 問い合わせ対応、当日の運営と司会進行、修了証の発行、実施報告書の作成など、 事務局としての全ての業務を行った。

  • スタッフを一元管理し業務効率アップ [部分代行]

    課題

    全国で講習会を行っているが、開催地ごとに違う紹介会社を利用している。 毎回業務内容をスタッフに説明するのが大変な作業。東京から出張する社員数も減らしたい。

    解決方法

    1ヶ所でスタッフを一括コントロールし、事前に業務内容を各地のリーダーへ共有。決まったスタッフを配置して業務に慣れさせ、 当日は最低限の確認打合せにした。開催後はスタッフの報告からマニュアルを改善し、 他の地域のスタッフにも共有した。

  • 更新が必要な国家資格の有資格者向け定期研修 [一括代行]

    概要 資格更新に係る講習会の運営
    規模 年間4,000名前後　5年間で2万人
    スケジュール 1年に3シーズン開催(2～3週間)
    会場 全国
    (札幌、仙台、東京、名古屋、大阪、広島、四国、福岡、沖縄など)
    詳しくはこちら

まずはご相談ください。

お問い合わせフォームへ

050-3803-6371

イベント管理ツール

独自の事務局運営管理ツールを提供

事務局運営をより円滑に進める独自の管理ツールを使用し、お客様のイベントをバックアップ致します。 申込みフォームの作成や、申込み状況の確認、入金照合など便利な機能が揃っています。

詳しくはこちら

サービス紹介（一部）→ お役御免